Подготовка и проведение пресс-конференции
Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы.Подготовка
1. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции.
На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются основные «фишки», оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции. Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия.
При разработке уникальных фишек пресс-конференции обязательно учитываются рекомендации/пожелания ответственных за телевизионные СМИ: чтобы картинка для ТВ-камер смотрелась хорошо и понятно.
Рекомендуемый срок: как минимум за две недели до мероприятия!
2. Подготовка основных документов пресс-конференции:
- Сценарий (где будут прописаны основные идеи),
- Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария),
- Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции.
- Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия! Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны),
- Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам).
3. Анонсы.
В вашей фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум два анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры (если они известны), указывается место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера, занимающегося аккредитацией.
Также развернутые анонсы в прессе с правильным позиционированием позволят обеспечить приход журналистов на вашу пресс-конференцию.
Рекомендуемый срок: как минимум за три недели до мероприятия!
4. Техническое оснащение.
Обязательной частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное количество стульев, наличие комнаты/места для эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.).
Рекомендуемый срок: как минимум за одну неделю, за один день – контрольная проверка.
В случае отсутствия требуемого оборудования на площадке за неделю вы успеете заказать все в другом месте.
В этом пункте (почему-то получается именно так) следует также помнить об организации фуршета.
5. Аккредитация.
Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии PR-объекта. Туда же следует приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции, и план с указанием проезда на автомобиле с местом для парковки.
Рекомендуемый срок: не позднее, чем за пять дней.
Оформление структурированного списка аккредитованных СМИ (таблица в Excel: фамилия, имя, издание, контакты) поможет вам во многом. Список должен быть сделан по алфавиту (отсортирован по фамилии или изданию). В нем должна быть предусмотрена отдельная колонка, в которой отражены договоренности по публикациям в прессе (анонсы, постфактумы и т.д.).
Рекомендуемый срок: не позднее, чем за один день.
На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета. Он (желательно оформленный в отдельную папку) должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):
- текст анонса, который высылался (желательно),
- пресс-релиз по теме пресс-конференции,
- анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),
- цифры и факты (по необходимости),
- список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,
- дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),
- визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),
- программа пресс-конференции,
- ручка, блокнот, сувениры.
В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции.
Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются четкие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т.д.).
Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров).
Список эксклюзивных интервью должен быть на руках задолго до начала конференции, самое главное – «эксклюзивы» должны быть четко распределены по времени!
Среди ответственных должны быть люди, которые будут отвечать за доступом в различные зоны, включая гримерки.
Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджах.
Рекомендуемый срок: за один день.
7. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции.
На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы.
Рекомендуемый срок: как минимум, с момента подписания пресс-релиза.
8. Репетиция пресс-конференции.
У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции. Как правило, такие «пробные мероприятия» позволяют найти слабые места в организации, после чего можно все отработать и исправить!
Рекомендуемый срок: за 1,5-2 часа до начала пресс-конференции.
Проведение
1. На входе (во время аккредитации), как минимум, должно стоять два человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.
2. На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном.
Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым. Если участников, у которых одновременно берут интервью, несколько, с каждым должен находиться сотрудник с диктофоном.
3. Перед началом пресс-конференции (либо на аккредитации) необходимо четко объяснить журналистам порядок проведения конференции (когда можно брать «эксклюзивы», фотографировать и т.д.).
4. Работа с микрофонами.
Прежде чем дать микрофон человеку, желающему задать вопрос, необходимо узнать у него, что за издание он представляет, и какой вопрос собирается задать.
Подведение итогов
1. После окончания пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении.
2. Подготовка пост-фактума. Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.
3. Размещение пост-фактумов и пресс-клиппинг по итогам пресс-конференции.
4. Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим мероприятием.
Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих задач:
- максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием,
- создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!),
- безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования),
- освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.
|
|||||||||||
|
|
|||||||||||
|
Информационное наполнение, реклама - ИД "МедиаПилот" Дизайн, создание и продвижение сайтов - "Торговый Двигатель" |
|||||||||||